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     維持訂房記錄有兩個主要動作，即最初訂房的文件歸檔和變更修改訂房的細節(jié)。
（1）文件歸檔
在預(yù)約表格上或電腦里記錄訂房及更正房間可用表后，訂房人員應(yīng)將其歸檔。
    酒店營銷部門要注意了，訂房表格或訂房卡通常依時間先后順序排列，例如：依照顧客到達酒店日期及姓名的字母順序排列。
 

歸檔時，文件可按以下類別進行；
1）今日到達。顧客在待定的日子到達和入住。
2）方案A—暫時訂房或詢問。此類訂房不需要酒店去確認，這些訂房可能會轉(zhuǎn)變成取消或已訂房但顧客不出現(xiàn)。
3）方案B—確認訂房。此類訂房是指顧客給出了實際的訂房承諾，并會抵達酒店。
4）完成訂房。此類顧客停留和離開的資料保留，有助于未來的客房銷售。這些歸檔的文件資料通常是酒店取得重要資訊的渠道，更是酒店經(jīng)營不可缺少的資料。
（2）修改訂房
    顧客要求換房或取消是常有的事。在這種情況下，訂房人員要及時對改正或取消的表格和最初預(yù)定的表格以及信件進行歸檔。同一時間，訂房人員應(yīng)將房間可使用的顯示圖改正過來，如果有取消訂房的狀況，訂房人員需記錄各種不同細節(jié)，以保證已確定取消訂房，并且要通知由誰負責(zé)處理取消訂房。如果有任何不一致的狀況發(fā)生，訂房人員都要及時查出并改正錯誤。取消訂房的記錄，應(yīng)包括以下內(nèi)容：
1）最初的訂房日期。
2）顧客姓名。
3）取消訂房日期。
4）取消訂房顧客的姓名。
5）取消的號碼。
6）負責(zé)辦理訂房、取消訂房的辦事人員姓名以及已經(jīng)取消的所有詳細項目。

 

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